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E-Invoicing – eine Lösung für alle EU-Länder


																
																												
            

Korrekte e-Rechnungen von Anfang an

Die EU-Richtlinie 2014/55 regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Dabei erfolgt die Umsetzung in drei Schritten: In einem ersten Schritt müssen sich die circa 300.000 Verwaltungen in der EU in die Lage versetzen, elektronische Rechnungen überhaupt empfangen und verarbeiten zu können. Die technische Umstellung läuft bereits seit 2018. Zunächst auf Ebene der obersten Bundesbehörden und den Verfassungsorganen. Der zweite Schritt erfolgte ab November 2019, bei dem auch alle nachgelagerten Behörden auf Bundesebene E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. In einem dritten Schritt folgt nun die technische Umstellung bei den Unternehmen. Seit dem 27. November 2020 müssen sie Bundesbehörden E-Rechnungen stellen. Und zwar in einem bestimmten Format wie XRechnung und über ein geeignetes Übermittlungstool. Papierbasierte Rechnungen und Rechnungen als PDF-Dokument werden dann in Deutschland auf Bundesebene nicht mehr akzeptiert. Ausnahmen gibt es nur für Kleinbetragsrechnungen bis 1.000 Euro.

 

Relevant ist die Umstellung für Unternehmen vor allem wegen des enormen Volumens: Pro Jahr erteilen öffentliche Einrichtungen in Deutschland Aufträge in Höhe von rund 500 Milliarden Euro.

24 Prozent der deutschen Unternehmen setzen auf e-Rechnungen

Vorbereitet sind die Unternehmen in Deutschland darauf bislang kaum. Laut dem Digital Office Index 2020 des Digitalverbands Bitkom erstellen lediglich 24 Prozent der befragten 1.104 Unternehmen aus verschiedenen Branchen ihre Rechnungen elektronisch. Vorreiter sind Großunternehmen ab 500 Mitarbeitern: Die Hälfte von ihnen setzt bereits auf einen reinen elektronischen Rechnungsaustausch. Von den kleinen Unternehmen bis 99 Mitarbeitern haben erst 20 Prozent, von den mittelständischen Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitern immerhin 33 Prozent vollständig auf E-Rechnungsprozesse umgestellt. 74 Prozent der Kleinunternehmen nutzt noch überwiegend PDF-Dateien. Es besteht also Handlungsbedarf.

 

Denn künftig werden E-Rechnungen nicht nur auf Bundesebene relevant, sondern auch auf Ebene der Länder und Kommunen Pflicht. Das bedeutet konkret, dass auch ein kleiner Handwerksbetrieb, der beispielsweise in einer städtischen Kita eine Renovierung vornimmt, elektronische Rechnungen erstellen und versenden muss. Bei aller Pflicht – Unternehmen profitieren natürlich auch von der Umstellung: Sie senken die administrativen Aufwände und Kosten für die Erstellung und den Versand von Rechnungen, reduzieren die Fehler bei der Rechnungserstellung und dürfen mit schnelleren Zahlungseingängen rechnen. Klar ist auch, die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs geht nicht von heute auf morgen. Es gibt allerdings Lösungen, die die Umstellung erleichtern.

Herausforderungen: Erstellung und Übermittlung von e-Rechnungen

Das gilt besonders für die cloudbasierte Lösung SAP Document Compliance. Sie ermöglicht zum einen elektronische Rechnungen in den verschiedenen Formaten wie XRechnung oder ZuGFeRD 2.0. zu erstellen. Zum anderen lassen sich damit E-Rechnungen über einen geeigneten Übermittlungskanal rechtzeitig und automatisiert austauschen. Und das nicht nur sehr einfach und schnell, sondern auch in vielen Ländern. Denn SAP Document Compliance berücksichtigt länderspezifische Vorschriften, etwa zur Prüfung und Aufbewahrung von Inhalten.

Fachartikel: Korrekte Rechnungen für konstante Rechtskonformität

Wie die Lösung von SAP im Einzelnen aussieht, welche Prozesse sie unterstützt und welche Erfahrungen ein deutschsprachiges Unternehmen bei der Einführung in fünf Ländern gemacht hat, erfahren Sie in unserem Fachartikel.

Fachartikel Korrekte Rechnungen für konstante Rechtskonformität