1. Was ist die neue E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend über die E-Rechnung abgewickelt werden. Damit endet die letzte Übergangsfrist für ein Thema, das weit über einen bloßen PDF-Ersatz hinausgeht.
Die E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im XML-Format. Dieser ist maschinenlesbar und ermöglicht eine medienbruchfreie Verarbeitung vom Rechnungssteller bis zum Empfänger.
In Deutschland stehen dabei zwei Formate im Fokus:
- XRechnung: Das maßgebliche Standardformat der öffentlichen Verwaltung.
- ZUGFeRD: Das hybride Format, das maschinenlesbare XML-Daten in einem visuellen PDF kombiniert.
Da die Empfangspflicht bereits seit 2025 in Kraft ist, hat die Sicherstellung dieser Compliance oberste Priorität.
2. SAP Document and Reporting Compliance (DRC) als zentrale Lösung
Das Herzstück für die E-Rechnungsstellung in der SAP Public Cloud ist der Service SAP Document and Reporting Compliance (DRC). In der SAP S/4HANA Cloud Public ist DRC tief integriert und ermöglicht es, Ausgangsrechnungen automatisch in das geforderte Landesformat (bspw. XRechnung) zu transformieren und an die entsprechenden Behörden oder Portale zu übermitteln.
Automatisierter Rechnungsausgang - Volle Prozess Kontrolle: Über das DRC-Framework und die Konfiguration der ‚eDocument‘-Prozesse legen Sie gezielt fest, dass beim Buchen eines Fakturabelegs automatisch ein elektronisches Dokument erzeugt wird. Dieses wird anschließend validiert, konvertiert und versendet – ganz ohne manuellen Eingriff. Der gesamte Prozess ist revisionssicher und wird zentral über Apps wie das „eDocument Cockpit“ überwacht.
Zudem unterstützt SAP DRC zunehmend den Empfang über Netzwerke wie Peppol, dem europäischen Standard für den sicheren Dokumentenaustausch. Über Peppol können Sie E-Rechnungen aus ganz Europa standardisiert empfangen und automatisiert in Ihren Verarbeitungsworkflow einspeisen.
3. Automatisierung im Rechnungsempfang - Central Invoice Management (CIM):
Für einen höheren Automatisierungsgrad empfiehlt sich der Einsatz von SAP Business Network oder SAP Ariba Central Invoice Management (CIM). CIM kann per RPA-Bot (Robotic Process Automation) E-Rechnungen aus E-Mail-Anhängen oder Verzeichnissen auslesen, validieren und zur Buchung in der Public Cloud vorbereiten. Das sorgt höhere Effizienz in der Verarbeitung, sowie für höhere Datenqualität: Die Validierungsregeln im System stellen sicher, dass nur formal korrekte Rechnungen versendet oder zur Buchung freigegeben werden. Fehlerrückläufer und Rückfragen minimieren sich.
4. Mehr als nur Pflicht: Die Chancen der E-Rechnung in der Public Cloud
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist weit mehr als eine rein regulatorische Pflichtübung – sie ist ein echter Digitalisierungsmotor. Insbesondere in der SAP Cloud ERP profitieren Unternehmen von entscheidenden strategischen Vorteilen:
- Immer am Puls der Gesetzgebung: Da SAP die DRC-Szenarien zentral aktualisiert, gehören manuelle Updates der Vergangenheit an. Unternehmen profitieren automatisch von rechtssicheren Prozessen, die stets an die neuesten gesetzlichen Vorgaben angepasst sind.
- Signifikante Kosteneinsparungen: Durch die durchgehende Automatisierung entfallen zeitintensive manuelle Tätigkeiten wie Druck, Kuvertierung und Postversand komplett.
- Effizienter Rechnungsempfang: Auf der Empfängerseite reduziert sich der manuelle Erfassungsaufwand drastisch. Das senkt nicht nur die Prozesskosten, sondern minimiert auch die Fehlerquote und beschleunigt die gesamte Buchhaltung.
Fazit: Nutzen Sie die Chancen der digitalen Rechnungsstellung
Die E-Rechnungspflicht ist ein wichtiger Schritt der Digitalisierung. Mit der SAP S/4HANA Cloud Public Edition und Tools wie SAP Document and Reporting Compliance sowie Erweiterungen über SAP BTP können Sie Ihre Rechnungsprozesse effizient, sicher und kostengünstig gestalten. Ob X-Rechnung, Peppol oder externe Dienstleister – die SAP Public Cloud bietet Ihnen maximale Flexibilität und Zukunftssicherheit.
Benötigen Sie Unterstützung bei der Implementierung der E-Rechnung in Ihrer SAP Landschaft? Unser Expertenteam bei Phoron hilft Ihnen gerne weiter.
